Enfoque del estudio de métodos
El estudio de métodos lo podemos definir como el registro y el examen sistemático de las
formas de realizar actividades, con el propósito de obtener mejoras.
Durante el cumplimiento del procedimiento de la Ingeniería de Métodos, se deben
aplicar técnicas para analizar y diseñar los métodos de trabajo,
entre las cuales se pueden citar en un inicio el enfoque básico del estudio de
métodos consiste en ocho etapas o pasos.
1.- SELECCIONAR
2.-REGISTRAR el trabajo a estudiar definiendo sus límites
en una directa observación y de los hechos relevantes
relacionados con ese trabajo y recolectar de fuentes apropiadas los datos adicionales que sean necesarios.
3.- EXAMINAR en
forma crítica, el modo en que se realiza el trabajo, el propósito, el lugar, la
secuencia en que se lleva a cabo y los métodos a utilizar.
4.- ESTABLECER buscar
el método mas practico, eficaz y económico
métodos mediante las personas concernidas.
5.- EVALUAR diferentes
opciones para realizar un nuevo método comparando la relación costo-eficacia entre el nuevo método actual.
6.- DEFINIR el
método nuevo en forma clara a personas que puedan concernir
7.- IMPLANTAR el
nuevo método con una práctica normal formando todas las personas que han de
utilizarlo.
8.- CONTROLAR la
aplicación del método nuevo para evitar el uso del método anterior
Las 8 etapas nombradas anteriormente constituyen un desarrollo lógico donde el especialista del
estudio de métodos deben seguir normalmente, no obstante en la práctica las
cosas no ocurren así, podemos nombrar como ejemplo al medir los resultados
obtenidos con nuevo método puede advertirse que sus ventajas no son tan
importantes y no vale la pena implantarlo, en este caso sería bueno recomenzar
y buscar otra solución. Del mismo modo podríamos advertir que en el mismo
método se plantean nuevos problemas en otros casos.
I.-
SELECCIÓN DEL TRABAJO PARA ESTUDIO.
Cabe afirmar que toda actividad efectuada en el entorno del trabajo
puede ser objeto de una investigación para mejorar la manera en que se
realiza. Con este argumento se colocaría sobre las espaldas del especialista en
el estudio del trabajo una carga ilimitada, que podría no resultar muy
productiva. Sin embargo concentrando la atención en varias de las operaciones esenciales, un especialista de
estudio de trabajo puede conseguir grandes resultados en un periodo
relativamente corto.
Existen tres factores
que se deben tener presentes al elegir una tarea.
Obviamente constituye
una pérdida de tiempo comenzar una larga investigación
sin una importancia económica de un trabajo. Es conveniente siempre hacerse preguntas como
las siguientes: ¿Compensara un estudio de los métodos con respecto a este
cometido?, ¿compensara continuar este estudio?
Otras opciones
evidentes del estudio podemos mencionar las siguientes:
A.- Las operaciones esenciales generadoras de
beneficios o costosas, u operaciones con máximos índices de desechos.
B.- Estrangulamientos que están
entorpeciendo las actividades de producción u operaciones largas que
requieren mucho tiempo.
C.- Actividades que
entrañan un trabajo repetitivo con
un gran empleo de mano de obra o actividades que
pueden durar mucho tiempo.
D.- Los movimientos de materiales que recorren las largas distancias entre los lugares de
trabajo o que entrañan la utilización de una proporción relativamente grande de
mano de obre o requieren un manipulación repetida del material.
2.- Considerar la
parte de las TÉCNICAS.
Una del as
consideraciones más importante es adquirir
una tecnología más avanzada, que puede ser en equipo o en
procedimiento. Con este estudio es posible que la dirección computadorizar su
trabajo de oficina o su sistema de inventarios,
o introducir la automatización de las actividades de producción.
Al adoptar estas
medidas, el estudio de los métodos puede señalar las necedades más importantes
de la empresa a este respecto. Dando por ejemplo, si el trabajador
burocrático deja mucho que desear y existen procedimientos o información en gran parte la eficiencia de la
oficina.
Una expresión muy
utilizada por los especialistas en sistema de información en este caso es
"la de material inútil produce una salida de material inútil" lo
único que puede cambiar en este caso como resultado de la sistematización es
que la misma información innecesaria se producirá al ritmo superior, y por otro
lado la sistematización va precedida del estudio de los métodos.
3.- Consideración de
la PARTE HUMANA:
Algunas actividades
causan insatisfacción de los trabajadores. Pueden provocar fatiga o monotonía o
necesidad de estudio de los métodos.
Ejemplo una actividad
que puede ser percibida como eficaz por la dirección puede crear, por otra
parte, un gran resentimiento en los trabajadores. Si los especialistas en el
del trabajo analizan esas actividades como parte de un programa global
de estudio del trabajo, las ventajas que esta aporta resultaran más patentes
para los trabajadores.
Limitación del alcance del trabajo en estudio.
La primera decisión que debe tomar un especialista en el estudio del
trabajo es definir exactamente el tipo de trabajo que se va a estudiar, fijando
sus límites y señalando que abarcará exactamente.
Para dar un ejemplo, en la anterior sección anterior utilizamos el ANÁLISIS DE PARETO para elegir los productos o procesos más rentables o
más costosos o que originan más desechos.
La siguiente cuestión lógica que se ha decidir es la del
alcance de nuestra investigación con respecto a cada producto o proceso.
¿Queremos examinar
toda la secuencia de la operación que desemboca en ese producto o sólo alunas
partes de ella y en este caso cuáles?
¿Será más oportuno.
Por ejemplo, concentrarse únicamente en el movimiento de los
materiales?
Para poder adoptar con mayor facilidad esas dicciones se debe entender
cabalmente el problema que se plantea o la situación actual antes de
examinar soluciones o las mejoras.
El conocimiento de la situación
sea a través de la experiencia o mediante conversaciones con las diversas
personas participantes proporcionará al especialista en el estudio del trabajo
un indicio de los límites de su investigación, por lo menos en la etapa
inicial.
Al adoptarse la decisión habrá que
atenerse a ella. El especialista puede sentir la tentación, aunque esas
indicaciones deben anotarse y abordarse por separado.
En pocas palabras el especialista en el
estudio del trabajo no debe dedicarse primero al pequeño cometido de un
operario que puede requerir un estudio detallado de los movimientos del
trabajador y producir un ahorro de unos pocos según dos por
operación, a menos que el trabajo sea repetitivo.
II.-
REGISTRAR, EXAMINAR E IDEAR
1.- Registrar los hechos.
Al elegir un trabajo el cual se va estudiar en la siguiente etapa del
procedimiento básico que es registrar todos los hechos relativos a los métodos
existentes. El éxito del procedimiento integro depende del grado de exactitud
con que se registren los hechos, ya que sirven como base para hacer un examen crítico,
y para idear el método perfeccionado. Por consiguiente, es importante y
esencial que las anotaciones sean claras y concisas.
Este registro constituye una base para poder efectuar el análisis y el
examen subsiguientes; no es un en sí mismo. Puede hacerse en dos etapas:
1.- Realizar un croquis o un gráfico rudimentarios, para poder
determinar si los datos reunidos son útiles; después de un diagrama o un gráfico
más elaborados y precisos que podrían servir para un informe o urna
presentación.
La forma más fácil de mostrar consisten en anotarlos por escrito, pero,
desgraciadamente este método no se presta para registrar técnicas complicadas
que son muy frecuentes en la industria moderna. Así es, especialmente,
cuando tiene que constar cada detalle ínfimo de un proceso u operación. Para
describir exactamente todo lo que se hace, incluso en un trabajo sencillo que
se cumpla en unos minutos, seguramente se necesitaran varias páginas de escritura menuda, que requieran atentos
estudios antes de que el lector pueda tener total seguridad de que asimilo todos los
detalles.
Para evitar dicha dificultad se idearon otras técnicas o
"instrumentos" de anotación, de modo que se pudieran consignar
informaciones detalladas con precisión y al mismo tiempo en forma
estandarizada, a fin de que todos los interesados las comprendan de inmediato,
aunque trabajen en fábricas o países muy distintos.
Las técnicas más corrientes son los gráficos y diagramas, de los cuales hay varios tipos
uniformes, cada uno con su respectivo propósito.
Los gráficos utilizados se dividen en dos categorías.
Ø Los que sirven para
consignar una sucesión de hechos o acontecimientos en el orden que
ocurren, pero sin producirlo a escala.
Ø Los que se registran
los sucesos, también en el orden en que ocurren, pero
indicando su escala en el tiempo, de modo que se observe mejor
la acción mutua de sucesos relacionados
entre sí.
Gráficos y diagramas de uso más corrientes en el estudio de métodos.
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A. GRÁFICOS
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Que
indican la SUCESIÓN de los hechos
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Cursograma
sinóptico del proceso, Cursograma
administrativo
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Cursograma
analítico del operario, del material, del equipo o maquinaria
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Diagrama
bimanual
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B.
GRÁFICOS
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Con ESCALA
DE TIEMPO
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Diagrama
de actividades múltiples
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Simograma
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C.
DIAGRAMA
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Que
indican MOVIMIENTO
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Diagrama
de recorrido o de circuito
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Diagrama
de hilos
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Ciclograma
, Cronociclograma
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Gráfico
de trayectoria
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Los nombres de que figuran en este cuadro son diagramas de uso
corriente. Los son utilizados para indicar el movimiento y/o las
interrelaciones de movimientos con más claridad que los gráficos. En la mayoría
de los casos no llevan tantas indicaciones como éstos, y sirven más bien para
completarlos que para remplazarlos.
2.-
Examinar con Espíritu Crítico: La técnica del
interrogatorio
|
Es el método es el medio de efectuar el examen crítico sometiendo
sucesivamente cada actividad a una serie sistemática y progresiva de
preguntas.
|
Existen cinco clases de actividades registradas en el diagrama que
podemos clasificar en dos categorías:
Aquellas en que le
sucede efectivamente algo a la materia/pieza/objeto del estudio, esto quiere
decir que se trabaja, traslada o examina. Se puede subdividirse en tres grupos.
Actividades de
"Preparación" para que la pieza pueda o materia pueda estar lista y
en `posición para ser trabajada.
Actividades de
"salida" como sacar el trabajo de la maquina o del taller que es
"salida para una operación puede ser "preparación" para la
siguiente.
Aquellas en que no se
la toca y está, o bien almacenada o bien detenida en una espera.
Como se puede observar las actividades de "preparación" y
salida pueden corresponder los símbolos de" transporte" e "inspección," pero
las operaciones "activas" pueden representarse solamente con el
símbolo de "operación".
Es obvio que el ideal consiste en lograr la mayor proporción posibles de
las operaciones "activas", puesto que son las únicas que hacen
evolucionar el producto de su estado de materia al del artículo
acabado.
Otra posibilidad consiste en examinar, en primer lugar, la necesidad de
las operaciones "claves". Las preguntas preliminares se hacen en un
orden bien determinado, para averiguar:
|
el PROPÓSITO con que
el LUGAR donde
la SUCESIÓN en que
la PERSONA por la que
|
Se emprenden las actividades
|
Con objeto de
Ø ELIMINAR dichas actividades
Ø COMBINAR
Ø ORDENAR DE NUEVO
Ø SIMPLIFICAR
En la primera etapa del interrogatorio se pone en tela de juicio,
sistemáticamente y con respeto a cada actividad registrada, el
propósito, lugar, sucesión, persona y medios de ejecución, y se le busca
justificación a cada respuesta.
Las preguntas preliminares serán, pues:
PROPÓSITO: ¿Que se hacen en
realidad?
ELIMINAR ¿Por qué hay
que hacerlo? Partes innecesarias de
Trabajo.
LUGAR: ¿Dónde se hace?
¿Por qué
COMBINAR Se hace allí? Siempre
que sea posible u Obtener resultados.
PERSONA: ¿Quién lo hace? ¿Por
qué Lo hace esa persona?
SUCESIÓN: ¿Cuándo se hace? ¿Por
qué
ORDENAR Se hace en ese
momento
MEDIOS: ¿Cómo se hace?
¿Por qué
SIMPLIFICAR Se hace en ese modo?
La operación.
Las preguntas de fondo:
|
Son la segunda fase del interrogatorio: prolongan y detallan las
preguntas preliminares para poder determinar sí, a fin de mejorar método el
empleado, seria factible y preferible remplazar por el otro lugar, la
sucesión, la persona y /o los medios.
|
En esta segunda fase del interrogatorio (), el investigador pasa a
averiguar qué más podría hacerse, y por lo
tanto que se debería hacer. Esta forma profundiza las repuestas que se habían
obtenido sobre el lugar, la secesión, la persona y los medios.
CONCEPCIÓN
DEL MÉTODO PERFECCIONADO.
Según el viejo dicho hacer la pegunta correcta equivale a tener la mitad
de la respuesta correcta. Esto es cierto en el estudio de los métodos, a saber,
el siguiente:
¿Qué hacer?
¿Dónde debe
hacerse?
¿Cuándo se
debe hacer?
¿Quién lo
debe hacer?
¿Cómo se
debe hacer?
Se tiene una idea bastante atinada de las diferencias de la operación
que esta presente y las posibilidades que surja un nuevo método perfeccionado.
Se han presentado algunos casos, sin embargo, la solución no es muy evidente y
es posible que haga falta hacer en otro lugar. Por eso no es prudente adoptar
principalmente soluciones antes de investigar esas otras esferas conexas.
Ejemplo una simplificación del producto o la o la utilización más adecuada de
las materias primas se puede ahorrar considerablemente tiempo en las
operaciones.
Por tal motivo los especialistas en el estudio del trabajo deben conocer
todo el conjunto de técnicas disponibles para crear un nuevo método
perfeccionado.
Con la práctica y con el tiempo en el empleo de la técnica del cuestionario el especialista en el estudio del
trabajo adopta una actitud inquisitiva en busca constante
del a eficiencia.
Al concluir esta fase de la creación de un nuevo método se registra un
diagrama correspondiente.
II. DESPLAZAMIENTO DE LOS TRABAJADORES EN LA ZONA DE TRABAJO.
Desplazamiento de los trabajadores y del material:
Existen muchas actividades, en la industria, el comercio, el hogar, en que los trabajadores se
desplazan a intervalos irregulares entre varios puntos de la zona de trabajo,
con instrumentos o sin ellos.
Para evaluar este tipo de desplazamiento se usan como elementos de
referencias, distintos tipos de diagramas para tener una idea lo más clara
posible de lo que se está haciendo, y de qué manera puede mejorarse este
desplazamiento para ahorrar energía, tiempo y elevar la productividad, dentro de los cuales podemos
mencionar:
Una vez evaluado el proceso, es importante que el método nuevo sea
definido.
Normas escritas de ejecución:
En los trabajos que no se ejecuten con máquinas o herramientas, lo más conveniente es redactar, y que
quede por escrito las normas de ejecución, y para ello se debe
llenar un formato, llamado hoja de instrucciones del operario y que tiene
varias funciones:
·
Dejar constancia del método perfeccionado, con todos los detalles que
`pueda ser consultado en el momento que se necesite.
·
Puede usarse para explicarse el nuevo método a la dirección, a los supervisores,
y los propios operarios. Allí también se incluyen los cambios, si los hay, que
deben hacerse de la posición de las máquinas o lugares de trabajo.
·
Facilita el proceso de adaptación y formación de los operarios, ya que
pueden usarlo como referencia hasta que dominan completamente el nuevo método.
·
En esta forma se basan los estudios de tiempos que se hacen para fijar
normas.
Para llenar la hoja de instrucciones del operario se deben usar palabras
claras y sencillas, y definir de una manera clara las acciones que debe seguir el operario, por
lo general se identifican como necesarios tres tipos de datos:
1. Herramientas y
equipos que se usarán, y las condiciones generales del trabajo.
2. Método que se
aplicará. La cantidad de detalles que se expliquen variarán según la magnitud y
tiempo de ejecución de la tarea.
3. Una platilla, dibujo
de la posición de los trabajadores u operarios y las herramientas y
maquinarías.
IMPLANTAR
EL MÉTODO PERFECCIONADO:
En esta fase se necesita la cooperación de todos los actores de la empresa, personal de dirección, Sindicatos, y trabajadores, así como la destreza
del especialista en estudio de trabajo, (quien diseñó el nuevo método), al
momento de transmitir sus ideas y explicar de la manera más clara y sencilla
posible, cuál es su meta, así como la capacidad que tenga para inspirar
confianza en los operarios de que sus ideas realmente mejorarán su desempeño laboral.
En este momento se puede hablar de cinco pasos:
a. Obtener la aprobación
de la dirección.
b. La aceptación del
Jefe de área donde se implantará el nuevo método.
c. Que el cambio sea
aceptado por lo operarios, y las personas que están en el entorno del proceso.
d. Enseñar el nuevo
método a los trabajadores.
e. Hacerle seguimiento a
la implantación hasta comprobar que se está cumpliendo de la manera correcta y
permanentemente.
Hay varios factores que deben evaluarse, tales como:
Si el nuevo método influirá en la cantidad de trabajadores que
actualmente desempeñan la tarea, este (el método) debe ser consultado el
representante de los trabajadores para tomar las medidas necesarias. Estas
medidas deben ser tomadas tratando de ocasionar las mínimas molestias y
trastornos.
Los tres primeros pasos van dirigidos a mostrar la importancia del
trabajo de dirección, instrucciones y capacitación do todo el personal involucrado.
Cuando no es necesario una reducción o una transferencia de personal, es
mucho más fácil que los trabajadores acepten un nuevo método, sobre todo si se
les ha permitido participar en los pasos de su establecimiento.
Se debe pedir a los trabajadores que presenten sus sugerencias o ideas
sobre las mejoras que pueden hacerse, y debe darse el crédito correspondiente a todos aquellos
de una u otra manera han aportado ideas para el diseño del nuevo método.
Capacitación y readaptación profesional de los operarios:
La readaptación será mayor para aquellos cargos que necesiten una mayor
pericia manual, y en aquellos donde desde hace muchos
años se desempeñan métodos tradicionales. Lo importante es tratar de crear el
hábito de hacer la tarea de manera correcta.
Uno de las formas de enseñanza la constituyen la proyección de
películas, donde se evidencia la manera correcta de efectuar las tareas, así
como los diagramas ilustrados, en donde se explique con claridad el porqué de
cada movimiento.
Al principio el operario adquiere velocidad y reduce el tiempo de ejecución
significativamente, posteriormente esta rapidez se va reduciendo. Los períodos
de práctica deben ser más cortos que los de descanso, cuando el operario ha
empezado a captar los nuevos métodos y a adquirir velocidad estos descansos se
vuelven más cortos.
CONTROLAR
EL CAMBIO
Debe el decidirse el momento oportuno para realizar la sustitución,
deberá tener en cuenta que aun cuando el nuevo método sea muy efectivo, en el
momento de la transición bajará la producción, hasta que los trabajadores
adquieran velocidad.
Para una sustitución sencilla el control del proceso puedes ser tan simple
como un registro diario de actividades. Para los más complejos se puede usar un
análisis más profundo.
Mantener en uso en nuevo método
Se debe controlar que una vez implementado el nuevo método, los
operarios no vuelvan a los métodos anteriores.
Debemos definirlo, y especificarlo, es necesario especificar las
herramientas, la disposición de los lugares de trabajo y los elementos de
movimientos, evitando que pueda presentarse alguna mala interpretación.
El procedimiento para mantener un nuevo método puede depender del tipo
de relaciones establecidas entre el especialista en estudio de trabajo, y el
área de la empresa en donde se ha implementado en dicho método. Cuando el
responsable está directamente ligado con el área donde se aplica el método está
en condiciones de efectuar el seguimiento a los métodos aplicados. Cuando no es
así pude ser necesario el establecimiento de un proceso formal de control y
verificación. Lo más favorable de este método es que al someter un control a
través de un calendario, este ayudará a que sea más rápida la adaptación de los
operarios y supervisores al método especificado.
IV. ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO BÁSICO DEL TRABAJO ASIGNADO.
Una vez efectuados los estudios de métodos debemos estar en capacidad de
efectuar la descripción de actividades que deben seguirse
en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más
de ellas.
Se incluyen además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación, información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. El proceso debe ser
registrado y transmitido sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes
de que el trabajo se está realizando adecuadamente. El objetivo de establecer los procedimientos
básicos es explicar que se pretende cumplir con ellos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento
de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la
responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria, la
evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de
otras ventajas adicionales, tales como en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las
actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de
simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad,
etc.
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