LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
INTRODUCCIÓN
Vamos a conocer
detenidamente las áreas de actividad de la empresa, identificar la posición e
importancia de cada área de actividad en el organigrama institucional así como
conocer sus principales procesos. Al final del contenido el alumno encontrará
algunas prácticas sugeridas, un cuestionario y un ejercicio, para reforzar el
conocimiento adquirido.
Las áreas de actividad, conocidas
también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en
relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr
sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas.
Mckinsey consideraba que una empresa
era una serie de FUNCIONES (mercadeo, producción, recursos humanos,
investigación y desarrollo, etc.) y que la manera de entenderla era analizando
el desempeño de cada una de esas funciones con relación a las ejecutadas por la
competencia. Con relación al trabajo de Mckinsey, la sugerencia de Porter fue
que había que ir más allá del análisis de un nivel funcional tan amplio y que
era necesario descomponer cada función en las actividades individuales que la
constituían, como paso clave para distinguir entre los diferentes tipos de
actividades y sus relaciones entre si.
El punto de partida del concepto del
análisis de la cadena de valor de Porter identifica dos fuentes separadas y
fundamentales de ventaja competitiva: el liderazgo en costo bajo y la
diferenciación. Porter enfocó su nuevo concepto, argumentando que el liderazgo
en costo bajo o la diferenciación dependía de todas aquellas actividades
discretas que desarrolla la empresa y que separándolas en grupos
estratégicamente relevantes la gerencia podría estar en capacidad de comprender
el comportamiento de los costos, así como también identificar fuentes
existentes o potenciales de diferenciación.... y el modelo de lujo viene con la
opción de autolimpieza como estándar. La ventaja competitiva no puede ser
comprendida viendo a una empresa como un todo. Radica en las muchas actividades
discretas que desempeña una empresa en el DISEÑO, PRODUCCIÓN MERCADOTECNIA,
ENTREGA Y APOYO; cada uno puede contribuir a la posición de costo relativo de
las empresas y crear una base para la diferenciación.
La efectividad
de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica; sino del ejercicio
de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la
adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales,
mismas que son las siguientes:
Es el proceso de planeación, ejecución
y conceptualización de precio, promoción y distribución de ideas, mercancías y
términos para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y
organizacionales.
Es una función trascendental ya que
a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la
empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el
mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita,
distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno
, en el lugar preciso y al precio más adecuado.
Funciones:
1.
Delineación
e Investigación de mercados: Implica conocer quienes son o pueden ser
los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características.
Cuanto más se conozca del mercado mayor serán las posibilidades de éxito. Estudio de mercado: El conocimiento de
los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su
aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración
de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos
relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de
mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios
estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y
temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de
operación.
2.
Motivación
de compra y fidelización de clientes.
3.
Decisiones
sobre el producto y precio: Este aspecto se refiere al diseño del
producto que satisfará las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy
importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, además de
protegerlo, lo diferencie de los demás. Es necesario asignarle un precio que
sea justo para las necesidades tanto de la empresa como del mercado.
4.
Desarrollo
y manipulación del producto: Consiste
en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos,
darles otro uso o aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores,
modelos, eliminación de los productos pasados de moda, observación del
desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase,
accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su
nombre.
5.
Distribución
física: Es necesario establecer las bases para que el producto
pueda llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya
sea a través de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al
detalle. Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es
compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con
el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos
desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y métodos de
transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo, los
inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.
6.
Promoción:
Es
dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que
adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No sólo se promocionan los
productos a través de los medios masivos de comunicación, también por medio de
folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de
promoción para lograr los objetivos.
7.
Promociones
de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo
y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los mayoristas y los
minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de
promoción y publicidad, los horarios de
trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las
promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes.
8.
Venta:
Es
toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el
intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades
anteriores.
9. Control de ventas
10. Postventa: Es la
actividad que asegura la satisfacción de necesidades a través del producto. Lo
importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado, en este punto
se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentación.
Ninguna
de estas funciones es, por sí sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se
interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas
funciones proporcionan en conjunto el método necesario para realizar una adecuada
mezcla de mercadotecnia, proporcionándonos los pasos a seguir para su buen
desarrollo.
Es una orientación administrativa
que supone que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los
productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de
promoción de ventas.
El departamento de ventas es el encargado de
persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza
de ventas o de intermediarios, aplicando
las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.
Funciones:
- Estrategias de ventas:
son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes
distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones
de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de
distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las
sucursales y entrega de los pedidos.
- Financiamiento de las ventas:
Las operaciones a crédito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las
transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde
el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para
financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de
crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la
duración del período de crédito, el
premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo
relacionado con la práctica crediticia.
- Costos y Presupuestos de Ventas:
Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas,
previa consulta con el personal investigador del mercado con el de
contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de
ventas y sus costos para todo el año.
- Planeación de Ventas:
El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y
determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas
establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de
los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física;
el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los
inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.
- Servicios técnicos o mecánicos:
Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos requieren
de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto;
tener el equipo y los locales
destinados por la empresa vendedora para tal servicio.
- Relaciones con los distribuidores y
minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren
proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y
ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de
la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.
- El personal de ventas:
Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de
integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los
agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión,
motivación y control.
- Administración del departamento de
ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la
misma, el cual debe establecer la organización, determinar los
procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo
de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y
asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.
PROCESO DE LAS VENTAS
Tradicionalmente considerado como
uno de los departamentos más
importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la
elaboración de los productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de
obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas requeridas.
FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN DE UNA EMPRESA
Puede definirse
como el proceso de transformación de los factores que ella toma de su entorno,
en productos que generan valor agregado.
Todo proceso de producción puede subdividirse en tres fases:
·
Insumos: implica la adquisición, recepción y
almacenamiento de materias primas.
Pueden ser materiales o personas.
·
Procesos: Conjunto de operaciones a través de las
cuales los factores se transforman en productos. Incluye planta, maquinaria y trabajo. Es decir, la tecnología de los activos productivos
de materiales indirectos y el conocimiento.
·
Productos: Bienes físicos y/o servicios entregados del
productor al consumidor.
Funciones:
1. Ingeniería del Producto: Esta
función comprende el diseño del producto que se desea comercializar, tomando en
cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez
elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniería,
consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual
fue elaborado; Y por último brindar la asistencia requerida al departamento de
mercadotecnia para que esté pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia)
tomando en cuenta las características del producto.
2.
Ingeniería
de la planta: Es responsabilidad del departamento de
producción realizar el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta
las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del
equipo.
3.
Ingeniería
Industrial: Comprende la realización del estudio de
mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta;
investigación de las medidas de trabajo necesarias, así como la distribución
física de la planta.
4.
Planeación
y Control de la Producción :
Es
responsabilidad básica de este departamento establecer los estándares
necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad,
lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en almacén),
mermas, etc. Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la
producción como una medida necesaria para garantizar que sé está cumpliendo con
la programación fijada.
5.
Abastecimiento:
El
abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de mercancías,
embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las
compras locales e internacionales que se realicen sean las más apropiadas.
6.
Control
de Calidad: Es la resultante total de las características
del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y
mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso
es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las
normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para
verificar que el producto cumpla con lo deseado
7.
Fabricación:
Es
el proceso de transformación necesario para la obtención de un bien o servicio.
El siguiente gráfico muestra este.
 |
De vital importancia es esta
función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de
dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el
funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos
necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan
funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del
máximo aprovechamiento y administración
de los recursos financieros.
La función primordial del Gerente Financiero es la de hacer
una asignación adecuada /óptima de los recursos escasos, buscando la
maximización del valor de la
Empresa y por ende de la riqueza de los accionistas.
Dentro de las actividades para lograrlo, debe velar porque
existan mecanismos para prever situaciones, tanto favorables como
desfavorables, que le permitan tomar las decisiones apropiadas en cada caso.
Esto es, deberá tomar las medidas necesarias para generar instrumentos de
planeación y control de la gestión financiera y además, que los cursos de
acción que se estimen como adecuados para el desarrollo de sus funciones, se
lleven a cabo en la realidad.
CONCEPTO.- Es el área de la administración que se encarga
del manejo de los recursos financieros de la empresa.
La rentabilidad se alcanza en la medida
en que el negocio de la empresa proporciona la maximización de los rendimientos
de las inversiones realizadas por los propietarios o accionistas. No obstante,
la rentabilidad máxima puede comprometer la liquidez de la empresa, pues los
rendimientos están sometidos a diferentes periodos. De ahí el conflicto entre
máxima rentabilidad y máxima liquidez: no es posible conseguir la maximización
de los dos objetivos al mismo tiempo. Como veremos mas adelante, la rentabilidad
debe tener prioridad sobre la liquidez. Se debe aplicar buena parte de los
fondos disponibles y mantener inactiva otra parte como protección o defensa
contra riesgos al no conseguir pagar alguna deuda. Esos fondos inactivos no
producen rendimiento a los inversionistas. Así, la maximización de la
rentabilidad y de la liquidez al mismo tiempo no es posible. En lugar de la
maximización, se busca la satisfacción. Uno de los principales desafíos de la AF es mantener la rentabilidad
y la liquidez de la empresa a nivel satisfactorio. Para alcanzar rentabilidad y
liquidez, la AF
procura obtener recursos financieros del mercado y utilizar y aplicar los
recursos financieros en su negocio o en actividad paralelas.
Como
podemos ver, las atribuciones de la AF pueden dividirse en tres aspectos:
- Obtener recursos financieros para que la
empresa pueda funcionar o expande sus actividades. La obtención de los
recursos financieros pueden lograrse en el mercado de capitales (aumento
de capital, financiamientos o condiciones de pago a los proveedores,
préstamos bancarios, etc.)
- Aplicar recursos financieros excedentes
(aplicación en el mercado de capitales o en el mercado monetario,
adquisición de inmuebles o terrenos, etc.).
- Utilizar recursos financieros para las
operaciones de la empresa, en varios sectores y áreas de actividad (compra
de materiales, adquisición de maquinas y equipos, pago de salarios, etc.)
Se
puede clasificar la función financiera en cuatro grandes tipos de actividades:
- De financiación y pago de dividendos.
- De inversión.
- De administración o gerencia financiera.
Entradas ________
Empresa _______________Salidas
 |
|
Captación Utilización Aplicación
de recursos de
recursos
de recursos
financieros financieros financieros
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Por
un lado, la AF
requiere una Contraloría capaz de
proporcionar controles e informaciones, como la contabilidad, el control
presupuestario y la auditoria.
Por
otro lado, la AF
requiere una Tesorería que la provea de medios para obtener y utilizar
los recursos financieros, como las relaciones bancarias, cuentas por pagar y
caja. Los aspectos relacionados con la aplicación (inversiones) de recursos
financieros son generalmente tratados a nivel de dirección.
Para
presentar mejor las funciones del área financiero, daremos a continuación una
rápida explicación de los sectores de contraloría y tesorería, las dos
áreas básicas de la AF.
SECTOR
CONTRALORÍA
Para
muchos autores, el sector de contraloría constituye un organismo staff de la AF. En otras palabras, la
contraloría es el organismo que asesora a la AF para proporcionarle control e información
básica para su funcionamiento. la contraloría representa el sector de la AF que efectúa los controles
contables y proporciona los medios de información para la toma de decisiones.
La contraloría esta generalmente constituida por los siguientes organismos:
contabilidad, control presupuestario y auditorio. Veamos sus funciones de cada
uno de esos organismos. El contralor es el que realiza por lo común las
actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoria interna,
procesamiento de datos y estadísticas, contabilidad financiera y de costos,
etc.
Nota:
Este departamento no posee un diagrama que muestre los pasos a seguir para la
realización de dichas funciones, debido a que son muchas las variables que
hacen única la forma de registrar sus movimientos financieros y contables.
a) Contabilidad
Es común que se considere a la función financiera y la
contable como una sola, por el hecho de existir entre ambas una relación íntima.
En realidad, la contabilidad será aquí entendida como un insumo básico para la
función financiera, subordinada como una sub función la contabilidad
proporciona los datos y controles par evaluar el desempeño de la empresa y
guiar las actividades de la AF.
El contador utiliza principios estándar para preparar los
estados financieros y el balance mientras que el administrador financiero
analiza los ingresos y egresos como entradas y salidas de caja. En este
sentido, la contabilidad representa la principal fuente de datos internos para
guiar las actividades de la AF.
La finalidad de la contabilidad es registrar hechos ya
ocurridos para orientar las decisiones financieras que se proyectan hacia el
futuro. La AF
utiliza los datos contables para elaborar proyecciones.
b) Control presupuestario
El
organismo de control presupuestario coordina con los demás organismos de la
empresa la elaboración de los respectivos presupuestos de gastos y su
acompañamiento y control a lo largo del ejercicio anual, para verificar si los
gastos presupuestados se realizan adecuadamente.
La
finalidad del control presupuestario es asesorar a todos los organismos de la
empresa para elaborar los presupuestos departamentales y controlar su
ejecución, señalando las desviaciones, principalmente cuando los gastos
realizados exceden de lo presupuestado. La importancia del organismo de control
presupuestario esta en la plantación de todos los gastos departamentales y en
el control de su ejecución, lo cual permite correcciones a lo largo del
ejercicio anual.
c) Auditoria
El organismo de auditoria es un organismo de control y
verificación de los procedimientos contables, ejecutados no solo para la
contabilidad, sino para todos los organismos de la empresa que intervienen en
estos procedimientos. En realidad los diversos organismos de la empresa
realizan operaciones que son clasificadas y
puestas en práctica por la contabilidad: adquisición de materia prima
por el organismo de compra, su recepción por la bodega, las requisiciones por
el organismo de producción, la nómina del organismo de personal, etc. Todas
esas operaciones necesitan ser confiables. Corresponde a la auditoria la
revisión y verificación de las informaciones sobre operaciones y procedimientos
ejecutados por todos los organismos que intervienen en el proceso de
contabilización.
La finalidad de la auditoria es doble: por un lado,
impone confiabilidad a los procedimientos contables y a la información
obtenidas y, por otro lado, presta un servicio de enseñanza y de formación
profesional al indicar la forma en que deben ejecutarse los procedimientos, a
fin debitar errores o engaños. La importancia de la auditoria reside en el
hecho de que funciona como un vigilante siempre alerta ante los posibles
errores o distorsiones que pueden ocurrir en los procedimientos contables de la
empresa.
SECTOR
TESORERIA
Es el organismo que obtiene y utiliza los recursos
financieros. A través de la tesorería los recursos financieros ingresan, se
utilizan cuando se pagan las cuentas y se aplican en inversiones internas o
externas. La tesorería engloba las actividades que comprenden el uso de dinero,
su manejo y la posesión efectiva de fondos. Para proceder a estas actividades,
la tesorería mantiene contacto con el publica: las empresas proveedoras de
materiales, las empresas proveedoras de servicios, los clientes, bancos y
entidades financieras, organismos gubernamentales, etc. El tesorero es la persona encargada de
controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para
aplicaciones de capital, obtención de recursos, dirección de actividades de
créditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.
a) relaciones bancarias.
Como el propio nombre lo indica, el área de relaciones
bancarias tiene como función básica la relación con bancos e instituciones
financieras, tanto para la obtención de préstamos o financiamientos externos,
como para la utilización de las cuentas bancarias, e inclusive para la
aplicación de excedentes financieros para obtener rentabilidad y liquidez en
fondos que podrían permanecer inactivos.
La finalidad del organismo de relaciones bancarias es,
por lo tanto, mantener un intercambio con los bancos e instituciones
financieras capaz de proporcionar una relación que garantice a la empresa la
captación de recursos financieros a corto, mediano y largo plazos.
La importancia del organismo de relaciones bancarias
radica en el mantenimiento de un nivel de aplicaciones de excedentes de caja,
por un lado, y por otro, en la captación de financiamientos bancarios de corto
plazo para cobertura de insuficiencias de caja y en la toma de recursos
financieros a mediano y largo plazos para las operaciones de la empresa.
b) Cuentas por pagar.
Es el área de la empresa a la que le incumbe la
planeación y ejecución de todas las cuentas por pagar, a corto, mediano y largo
plazos. El organismo de cuentas por pagar prepara la agenda de todas las
cuentas por pagar por la empresa y establece su importancia y fechas de pago.
En muchas cosas, consulta los contratos firmados para confirmar las condiciones
de pago, verifica los posibles descuentos por pago anticipado, calcula los
índices de corrección monetaria, para que las cuentas se paguen en forma
correcta o adecuada conforme los intereses de la empresa. La finalidad del área
de cuentas por pagar es garantizar la ejecución del pago de las cuentas y
deudas de la empresa, dentro de los plazos y condiciones previamente
establecidas.
La importancia de esta área es evidente: las deudas,
cuentas e impuestos de la empresa deben pagarse puntualmente y en las condiciones
acordadas, para que la empresa no sufra perjuicios.
c) Caja.
Es la parte de la estructura del departamento de
tesorería dedicada a hacer efectivos los pagos y a liquidar las deudas, así
como a recibir los ingresos de la empresa. Tanto la salida como la entrada de
dinero de la empresa se efectúan a través de la caja. Esto significa que gastos
e ingresos se efectúan a través de la caja. En otros términos, la caja paga los
gastos y recibe los ingresos de la empresa.
La finalidad de la caja es, por lo tanto, procesar las
entradas y salidas de dinero mediante recepción de los ingresos y del pago de
los gastos para enviar que la cantidad de dinero en caja sea muy elevada
(que el dinero detenido provoque perdidas)
o muy baja (lo cual imposibilite el pago puntual de gastos), se torna necesario
una plantación de caja que permita un volumen mínimo de dinero capaz de cumplir
con los compromisos de la empresa en las fechas de vencimiento.
El gobierno de personas consiste de las actividades
implicadas en Reclutar, Seleccionar, Contratación, Entrenamiento, Desarrollo,
Compensaciones, Evaluación y Promover todo tipo de personal. Respalda tanto a
las actividades primarias como a las de apoyo y a la cadena de valor completa.
Las actividades de administración de recursos humanos ocurren en diferentes
partes de una empresa, como sucede con otras actividades de apoyo, y la
dispersión de estas actividades puede llevar a políticas inconsistentes. Y
afecta la ventaja competitiva en cualquier empresa, a través de su papel en
determinar las habilidades y motivación de los empleados y el costo de
contratar y entrenar.
Descentralización
de los procesos de recursos humanos:
Los procesos de gente son administrados
por los dueños directos de los procesos , tanto claves como de apoyo, ya que
ellos son los que verdaderamente deben ser los gerentes de sus recursos
humanos, involucrándose directamente en cuestiones relacionadas con la
selección, inducción[I1] ,
capacitación, desarrollo, evaluación del desempeño y compensación de todas las
personas asignadas a su unidad operativa, modificando la función de los
ejecutivos de recursos humanos hacia un rol de “asesores internos”
especializados en apoyar en lo
relacionado a los procesos de recursos humanos a los dueños directos de los procesos operativos.
De
Organización funcional, hacia organización sistémica
La estructura de los departamentos de
recursos humanos está cambiando rápidamente de funciones orientadas hacia la
tarea, tales como encargado de selección o de capacitación, etc hacia un enfoque en sistemas, es decir por ejemplo
encargados de soporte interno de los procesos de recursos humanos para el área
de producción cambiando la especialización “hacia la función” por “hacia las
persona”, es decir que antes existía un especialista en capacitación que
únicamente velaba por dicha función mientras que hoy en día el enfoque es hacia
el control de todos los proceso de recursos humanos de un tarea operativa
especifica perdiendo así su especialización en los empleados (los verdaderos
clientes) y no en la función o tarea.
Los Recursos
Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una
organización. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y
conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con
los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, selección,
capacitación y desarrollo.
Funciones de
las áreas de la Dirección de Recursos Humanos son:
1.
Contratación
y empleo: Esta es una de las funciones que requieren de mayor
importancia debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas ideales
para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y
selección de personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se procede
a la contratación de las mismas, dándoles una inducción acerca de la empresa.
Si el puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la empresa,
entonces se realiza una evaluación de méritos y se le otorga al más capaz. Responsables
de reclutar candidatos para un puesto y llevar adelante el proceso de
selección. El reclutamiento puede ser externo o interno. Además llevan adelante
los test psicotécnicos y assessment
centers para evaluación de puestos de trabajo.
2.
Relaciones
laborales: Toda relación de trabajo debe estar regulada
por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularán los
derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener
una buena relación de trabajo y disciplina. Por otra parte, la comunicación es
de vital importancia para toda organización, ya que por medio de esta se puede
mantener una adecuada relación de trabajo. Son los responsables de llevar
adelante las relaciones de la empresa con los gremios, participan en cámaras
empresarias y llevan adelante los juicios laborales. En su mayoría son abogados
los responsables de éste área.
3.
Comunicación
Interna. Son los responsables de comunicar internamente los mensajes
de la empresa, realizar actividades de integración y llevar adelante los
canales como revista interna, boletines, carteleras.
4. Capacitación y desarrollo: Acción
que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea de nuevo
ingreso, o no, con el objeto de incrementar el desarrollo personal. La
capacitación no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que
nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual requiere
de una mayor preparación. Se
ocupan del entrenamiento y formación del personal desde los directivos hasta
planificar la inducción de los nuevos empleados.
5.
Compensaciones
y Beneficios: Para poder realizar una justa asignación de
sueldos, es necesario elaborar un análisis y evaluación de puestos
(procedimientos sistemáticos para determinar el valor de cada trabajo), sólo
así, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados.
Además, hay que considerar que el sueldo está formado por otros elementos tales
como: las vacaciones y la calificación de méritos. Se ocupa del cálculo y distribución según el
puesto de trabajo de remuneraciones, ajustes, aumentos, bonos, comisiones por
ventas, objetivos, escalas salariales, premios en metálico. Compara como se
está pagando con respecto al mercado y realiza los ajustes necesarios para que
la empresa no pierda competitividad o aumente la rotación. Gestiona los
beneficios a los empleados como coches, guarderías, préstamos, casas, medicina
privada. Realiza las compras (o las ordena al área de Compras y Suministros) de
los regalos de los empleados.
6.
Administración
y liquidación de haberes. Se
ocupan de la parte contable de la liquidación de salarios, aumentos salariales
por gremio, regular faltas, presentismo para que impacte en los salarios.
7.
Servicios
y Prestaciones: Comúnmente las organizaciones hoy en día
ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer más atractivo su empleo, una
serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley del trabajo, tales como:
actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie,
reconocimientos, etc.
8.
Higiene
y Seguridad Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas
que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, así como
de proporcionar a sus empleados los servicios médicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas
para el buen desempeño de sus labores. Son los responsables de hacer respetar las normas
nacionales e internacionales de Seguridad Industrial y Medio Ambiente en la
empresa. Realizar la prevención de riesgos laborales, con el uso de maquinaria,
transportes, manipulación de sustancias peligrosas, contacto de empleados con
instalaciones eléctricas por ejemplo.
9.
Salud
Ocupacional. En general esta área es el servicio
médico. Pero en muchas empresas, cuentan con un referente de recursos humanos
dedicado de lleno a las campañas de salud del personal.
10. Planeación de Recursos Humanos: La
planeación de los recursos humanos
consiste en realizar periódicamente una auditoria de los mismos para ver
si están desempeñando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que
considere inapropiados para dicho puesto..
11. Gestión del talento. Es el
área que se ocupa de la retención y el desarrollo de los jóvenes profesionales
y del top talento que son el grupo de empleados que se consideran ‘estrellas’ o
con futuro directivo.
12. Gestión del Cambio. Se
ocupa de llevar adelante programas relacionados con algún proceso de cambio en
curso o a futuro.
13. Cultura organizacional. Esta área trata temas relacionados con las características
de la cultura empresaria.
El departamento de compras es el
encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la
cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento
anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de
producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo;
puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para
realizar las operaciones de la organización
Funciones:
1.
Adquisiciones:
Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios
para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los
siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y
condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar
que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
2.
Guarda
y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación,
inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las
mismas (peso y medidas.
3.
Proveer
a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha
suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las
demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.
PROCESO DE COMPRAS
VI.
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Un
sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
· El equipo computacional: el hardware necesario para
que el sistema de información pueda operar.
· El personal que interactúan con el Sistema de
Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza
cuatro ACTIVIDADES BÁSICAS: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de
Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son
datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada
de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las
unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o
proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los
discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos
compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los
datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso,
también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de
Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales
de los clientes.
A continuación se muestran las diferentes actividades
que puede realizar:
Entradas:
- Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente,
etc.
- Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automático).- Pagos, depuraciones, etc.
Proceso:
- Cálculo de antigüedad de saldos.
- Cálculo de intereses moratorios.
- Cálculo del saldo de un cliente.
Almacenamiento:
- Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
- Catálogo de clientes.
- Facturas.
Salidas:
- Reporte de pagos.
- Estados de cuenta.
- Pólizas contables (interfase automática)
- Consultas de saldos en pantalla de una terminal.
Las diferentes actividades que realiza un Sistema de
Información se pueden observar en el diseño conceptual ilustrado en la en la
figura.
TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos
básicos dentro de las organizaciones:
- Automatización de procesos operativos.
- Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.
- Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los Sistemas de Información que
logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son
llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar
transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.
- A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de
obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
- Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se
implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel
operativo de la organización.
- Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y
procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
- Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a
través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para
su explotación posterior.
- Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus
beneficios son visibles y palpables.
Por otra parte, los Sistemas de
Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de
Soporte a la Toma
de Decisiones, Sistemas para la
Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema
de Información para Ejecutivos.
Las principales características de estos son:
·
Suelen
introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más
relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de
información.
·
La información
que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración
en el proceso de toma de decisiones.
·
Suelen ser
intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por
ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de
entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos
cálculos durante su proceso.
·
No suelen
ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el
desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del
proyecto de inversión.
·
Suelen ser
Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de
diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
·
Apoyan la toma
de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no
estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de
Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema
de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto
al mercado.
·
Estos sistemas
pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación
operativa de los analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir
la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos,
proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de
inventarios, etc.
El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el
fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de
información.
Sus principales características son:
- Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos
operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.
- Suelen desarrollarse IN HOUSE, es decir, dentro de la organización,
por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado.
- Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a
través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso
o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas
funciones o procesos.
- Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales
como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de
barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos
en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un
banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas
al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de
sus competidores.
- Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la
empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una
forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de
Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing
Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el
proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo
de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc.
En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información
Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.
Por último, es importante aclarar
que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información
denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a
incrementar la productividad de sus usuarios.
Los tipos y usos de los Sistemas de Información se muestran en la figura
[I1]Instigar, persuadir,
mover a alguien. ||
2. ocasionar (ser
causa). ||
3. Fil. Extraer, a partir de determinadas observaciones o experiencias
particulares, el principio general que en ellas está implícito
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